Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Asiakkaat

1. Rekisterin nimi

Päiväkoti Tilkkutäkin asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Päiväkoti Tilkkutäkki (Y-tunnus: 1818654-4)
Vuorikatu 13, 23500 Uusikaupunki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Marika Heino, Päiväkodin johtaja
p. 0440 844 335
paivakoti@tilkkutakki.fi

3. Rekisteröidyt

Päiväkoti Tilkkutäkin asiakasperheet (lapset ja huoltajat)

4. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perusteella varhaiskasvatuksen hoitosopimuksen yhteydessä.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Asetus oeptustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
Laki varhaiskasvatuksen palvelumaksuista (1503/2016)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)
Lastensuojelulaki (417/2007)
Tietosuojalaki (1050/2018)

5. Rekisterin käyttötarkoitus

Palvelusopimuksen laadinta
Asiakassuhteeseen ja palveluun liittyvä ylläpito ja viestintä
Asiakaslaskutus
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen mahdollinen kerääminen ja analysointi
Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä (päiväkodin asiakkaat) tallennetaan asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:

Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, turvakuva (valokuva katoamistapauksia varten)
Lasten perustiedot (terveys, tavat, sovitut käytänteet)
Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, työpaikka/puhelinnumero
Lasten varahakijoiden yhteystiedot (nimi ja puhelinnumero)
Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot (esim. alaikäiset sisarukset)
Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset (läsnäololista/päiväkirja) ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot (kerätään omaan arkistoonsa, ei liitetä hoitosopimuksiin)
Rekisteröidyn tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat/sairaudet, kuvauslupa, jne.)
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma (kerätään omaan arkistoonsa, ei liitetä hoitosopimuksiin)

7. Rekisterin tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Tiedot perustuvat lasten huoltajien antamiin tietoihin mm. lapsen hoitosopimuksessa. Tietoja saadaan lisäksi mm. huoltajien kanssa käydyistä varhaiskasvatuskeskusteluista.

8. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

Microsoft Excel, Microsoft Office ja Microsoft Word
Paperiarkisto hoitosopimuksista ja hakemuksista
Paperiarkisto päiväkirjoista/läsnäololistoista
Paperiarkisto varhaiskasvatussuunnitelmista
Isolta Arkhimedes laskutusohjelma (lapsen nimi ja vanhempien tulojen mukainen hoitomaksun määrä, ei tulotietoja Tilkkutäkissä)

9. Rekisteritietojen luovuttaminen

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetulle viranomaiselle. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Asiakkaalla on halutessaan oikeus pyytää häntä koskevat tieto nähtäväksi. Yhteyshenkilönä on päiväkodin johtaja ja pyyntö tietojen luovuttamisesta tulee antaa kirjallisena. Mikäli tiedoissa esiintyy virheitä, on asiakkaalla oikeus pyytää tietoihinsa korjausta.

Tietoja voidaan luovuttaa huoltajan suostumuksella terveydenhuoltohenkilökunnalle, perusopetuksen opettajille, varhaiskasvatukseen erikoistuneille terapeuteille sekä psykologeille ja erityisopettajille. Tietojen luovutusperuste liittyy lapsen turvallisuuteen, etuun, terveyteen tai kehitykseen liittyvien asioiden niin vaatiessa, mikäli huoltaja on allekirjoittamalla lomakkeen antanut luvan tietojen luovutukseen.

Tietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetulle viranomaiselle (esim. Palvelusetelisopimus – Uudenkaupungin kaupunki). Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille ja vahinkotapauksissa vakuutusyhtiölle.

Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Palvelua valvova Uudenkaupungin kaupunki vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisteritietojen säilyttäminen

Käsittelemme kaikki asiakkaan tiedot luottamuksellisesti ja huolellisesti. Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Pääsy sähköiseen aineistoon salasanalla. Muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa. Tietoja säilytetään niin kauan kuin siihen on laillinen peruste ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.

Palvelusetelisopimuksen myötä myös Uudenkaupungin kaupunki säilyttää tietoja Tilkkutäkin asiakasperheistä ja vastaa niiden säilyttämisestä. Lisäksi lasten tiedot tallennetaan valtakunnalliseen Varda-palveluun (varhaiskasvatuksen tietovaranto).